Verslo pradžioje ar sparčiai augančioje komandoje atrodo, kad procesai savaime susidėlios. Visi motyvuoti, visi dirba, atsakomybės tarsi aiškios…
Bet tada pradedi pastebėti, kad viskas sprendžiama „gyvai“, o ne pagal aiškią tvarką. Naujas kolega pusę dienos klausinėja, o patyręs darbuotojas pusę savo laiko aiškina, kaip čia „pas mus daroma“. Kiekviena nauja užduotis tampa mažu nuotykiu, nes niekas tiksliai nežino, nuo ko pradėti.
Tai – pirmas signalas, kad procesų trūksta.
Perdėtas detalumas gali būti ne mažiau žalingas nei procesų nebuvimas. Kai taisyklės sukuriamos „dėl varnelės“ arba tampa nepatogios realiame darbe, darbuotojai pradeda jų vengti. Tokiu atveju procesai virsta biurokratiniu balastu, stabdančiu komandos darbą.
Geri procesai nėra enciklopedijos. Jie primena kompasą, o ne smulkiai išpieštą žemėlapį.
Trumpi, aiškūs ir praktiški – tokie jie turėtų būti. Kartais tam pakanka vos kelių punktų, įrašytų į bendrą dokumentą ar pakabintų ant sienos biure.
Tyrimai rodo, kad aiškūs procesai vidutiniškai padidina darbuotojų produktyvumą 20–30 % (šaltinis: McKinsey & Company), o klaidų skaičių sumažina iki trečdalio (Harvard Business Review). Tai nėra tik teorija – patikrinta realiame verslo gyvenime.
Pirmiausia verta susikoncentruoti į svarbiausias darbo grandis – tas, kuriose daugiausia pasikartojančių klausimų ir klaidų. Vietoje ilgo teksto naudokite paprastas schemas ar lenteles, kurias galima perskaityti per kelias sekundes.
Labai svarbu įtraukti pačią komandą. Žmonės, kurie atlieka užduotis kasdien, dažnai pastebi niuansus, kurių vadovai nepamatytų. Be to, tokie procesai priimami daug geriau, nes darbuotojai jaučiasi prisidėję prie jų kūrimo.
Procesai nėra „iškalti akmenyje“. Jie turi būti gyvi – keičiami ir tobulinami pagal realias situacijas. Todėl verta nustatyti aiškią jų peržiūros datą, pavyzdžiui, kas tris ar šešis mėnesius.
Taigi procesai turi būti:
Trumpi – vos keli punktai, kuriuos galima greitai peržvelgti.
Aiškūs – be perteklinių detalių ir sudėtingų formuluočių.
Praktiški – pritaikomi realioje darbo situacijoje.
Geri procesai:
Taupo laiką visiems. Mažina klaidų skaičių. Užtikrina stabilumą ir aiškumą.
Blogi procesai:
Sukuria biurokratiją „dėl varnelės“. Virsta „popieriniais monstrais“. Leidžia visiems dirbti „kaip kam patogu“.
Pradėkite nuo svarbiausio. Fiksuokite tik tuos žingsnius, be kurių darbas nevyksta sklandžiai.
Naudokite vizualus. Vietoje ilgo teksto – schema, lentelė ar diagrama.
Įtraukite komandą. Jie geriausiai žino, kaip procesas veikia realybėje.
Testuokite ir tobulinkite. Procesai turi būti gyvi – keistis kartu su įmonės poreikiais.
Padarykite juos lengvai pasiekiamus. Naudokite intranetą, projektų valdymo įrankius ar bendrus dokumentus.
Procesai neturi būti našta. Jie turi tapti pagalbininku, kuris leidžia komandai dirbti efektyviai, be bereikalingų klausimų ir chaoso.
Trumpi, aiškūs ir realiai pritaikomi procesai ne tik taupo laiką, bet ir suteikia verslui stabilumo, kurio reikia augimui.
„Procesas yra geras tik tada, kai jis palengvina darbą, o ne priverčia galvoti, kaip jį apeiti.“
©2025 IVConsult | Visos teisės saugomos
